Yazılım Lisans Yönetiminde Başarı İçin 8 Temel Uygulama
Kurumsal BT ortamlarında yazılım maliyetleri hızla artarken, lisans yönetimi ITAM (IT Asset Management) stratejisinin en kritik bileşenlerinden biri haline gelmiştir. Etkin bir yazılım lisans yönetimi (SLM), yalnızca yasal uyumluluğu sağlamaz; aynı zamanda maliyetleri optimize eder, denetim risklerini azaltır ve BT yatırımlarının sürdürülebilirliğini güvence altına alır.
Gartner’ın öngörülerine göre, küresel bulut bilişim pazarı 2025 yılında 700 milyar doları aşacak. Bu durum, hem bulut tabanlı hem de şirket içi lisansların merkezi şekilde yönetilmesini zorunlu kılıyor. Aşağıdaki sekiz adım, başarılı bir yazılım lisans yönetimi için yol haritası niteliğindedir.
Yazılım lisans yönetimi, yalnızca uyumluluk sağlamak için değil; aynı zamanda maliyet avantajı elde etmek, denetim risklerini azaltmak ve BT yatırımlarını stratejik hale getirmek için kritik bir disiplindir. ITAM yaklaşımı ile yapılandırılmış bir lisans yönetim programı, kurumların hem bugünkü hem de gelecekteki yazılım ekosistemlerini güvenle yönetmelerini sağlar.
8 Temel Uygulama
1. Satın Alma Süreçlerini Belgelendirin ve Standartlaştırın
Her iş biriminin lisansları nasıl satın aldığı ve hangi onay mekanizmalarını kullandığı net olmalıdır. Kurum genelinde standart tedarik süreçleri belirlenmeli, lisans belgeleri ve sertifikalar merkezi bir yapıda saklanmalıdır. Bu, hem şeffaflığı artırır hem de denetim süreçlerini kolaylaştırır.
2. Lisans Envanterinizi Düzenleyin ve Konsolide Edin
Dağınık tutulan lisans sözleşmeleri, bakım anlaşmaları ve kullanım koşulları çoğu zaman kaybolur ya da unutulur. Merkezi bir lisans envanteri oluşturarak tüm belgeleri burada toplamak gerekir. Envanterin güncel kalması için süreç sahipleri atanmalı ve kurumsal sorumluluk netleştirilmelidir.
3. Yazılım Kataloğu Oluşturun
Kuruluş genelinde hangi yazılımların kurulu olduğunu bilmeden lisans uyumluluğu sağlamak mümkün değildir. Keşif araçları kullanılarak tüm yazılımlar tespit edilmeli ve standart isimlendirme yapısı ile kataloglanmalıdır. Bu sayede lisans ile kurulum eşleşmeleri kolaylaşır.
4. Tüm Sistemleri Envantere Dahil Edin
Çoğu zaman ağda aktif olmayan cihazlar veya açık kaynak tabanlı sistemler gözden kaçabilir. Oysa bu sistemlerde de lisansa tabi uygulamalar çalışıyor olabilir. Keşif araçlarının tüm uç noktalara kurulması ve açık kaynak sistemlerin de envantere dahil edilmesi gerekir.
5. Yazılım Kullanımını İzleyin
Bir lisansın gerçekten ne kadar ve kimler tarafından kullanıldığını bilmek, maliyet optimizasyonu için temel veridir. Kullanım analizleri ile atıl duran uygulamalar, fazla tahsis edilen lisanslar veya düşük kullanım senaryoları tespit edilebilir.
6. Kullanıma Göre Lisans İhtiyacını Ölçün
Kullanım verileriyle lisans envanteri karşılaştırılmalı ve ihtiyaç fazlası ya da eksik lisanslar belirlenmelidir. Ürün kullanım haklarının (product use rights) doğru şekilde uygulanması, mevcut lisanslardan en yüksek verimin alınmasını sağlar.
7. Envanteri Sürekli Güncel Tutun
BT ortamı sürekli değişir: yeni yazılımlar indirilir, mevcut uygulamalar güncellenir, bulut hizmetleri devreye alınır. Bu nedenle lisans envanteri dinamik olmalı ve düzenli olarak güncellenmelidir. Ayrıca lisans sözleşmelerinin yenileme tarihleri ve değişiklikleri de takip edilmelidir.
8. Lisansları Verimli Yönetin
Şeffaf bir SAM (Software Asset Management) yapısı sayesinde kurumlar fazla lisansları yeniden dağıtarak gereksiz maliyetleri önleyebilir. Kullanılmayan lisansların bakım anlaşmaları iptal edilmeli, sözleşme yenilemelerinde ise kullanım verileri ışığında daha avantajlı koşullar müzakere edilmelidir.
Yazılım lisans yönetimi, yalnızca uyumluluk sağlamak için değil; aynı zamanda maliyet avantajı elde etmek, denetim risklerini azaltmak ve BT yatırımlarını stratejik hale getirmek için kritik bir disiplindir. ITAM yaklaşımı ile yapılandırılmış bir lisans yönetim programı, kurumların hem bugünkü hem de gelecekteki yazılım ekosistemlerini güvenle yönetmelerini sağlar.